Hvordan starte et regnskapsbyrå

Et alternativ til å starte for seg selv, og dermed å måtte finne ut av alt på egenhånd, er å heller bli med i et velprøvd konsept, der omfanget av hva man trenger å fokusere på er mye mer begrenset, samtidig som man kan bygge butikk-i-butikk og har en vesentlig oppside om man er flink. Vi i Synega har et slikt konsept klart, hvor vi allerede har tatt hånd om alle punktene i listen under.

En annen ting det kan være greit å tenke på før oppstart, er hvilken markedsposisjon du ser for deg for byrået ditt. Skal du kun fokusere på en bransje eller ett geografisk område, skal du tilby tjenester som ikke andre tilbyr, eller det samme som alle andre, men til en lavere pris, skal du tilby fastpris eller timespris? Det er viktig å finne ut hvordan akkurat ditt regnskapsbyrå skal skille seg ut blant de 3.000 andre byråene som finnes i Norge i dag.

Det neste steget er å registrere virksomheten din. Du kan registrere et aksjeselskap eller et enkeltpersonforetak, men de fleste regnskapsbyråer driftes som aksjeselskap. Mange mener at det oppfattes som mer seriøst, og at det senker risikoen sammenlignet med enkeltpersonforetak. Det er nemlig flere ting som kan gå galt når man driver regnskapsbyrå; feilinformasjon/at kunder oppfatter noe som rådgivning, feilføringer, at ting ikke blir levert innen fristen med tilhørende mulkter, med mer.

Etter at virksomheten er registrert, og du har en autorisert regnskapsfører oppført som daglig leder, er det neste steget å registrere bedriften hos Finanstilsynet. Finanstilsynet er organisasjonen som gir autorisasjon til regnskapskontorer, slik at de kan selge regnskapstjenester i Norge. Det er Finanstilsynet som regulerer bransjen, og som sammen med Regnskap Norge gjennomfører regelmessige kontroller, for å forsikre om at regnskapsbyråer følger gjeldende lover og regler.

Etter at hjemmesiden er satt opp må du ta stilling til hvilket CRM-system du skal bruke. I starten trenger du nok ikke dette, men når antall kundehenvendelser begynner å bli 2 – 3 i uken, bør man vurdere et CRM-system for å ikke miste oversikten over hvem som skal følges opp og når. Det finnes tusenvis av CRM-systemer, men det kan være å greit i starten å velge et system som ikke er for dyrt eller komplisert, eksempelvis Pipedrive eller Hubspot. For mindre regnskapskontorer kan kapasitetsstyring være vanskelig. 

For å forsikre om at du leverer det du skal, i henhold til lovverket, bør du velge et kvalitetssikringssystem. Hvis du ikke drifter i henhold til lovverket kan du miste konsesjonen og dermed miste muligheten for å drifte videre. Den største aktøren på markedet for slike systemer er Sticos og Poweroffice, men vi i Synega har også utviklet et “alt-i-ett” kvalitetssikringssystem, som kan benyttes om du velger å bli med i vår driftsmodell. Og som medlem hos Regnskap Norge får du tilgang til KS komplett, som også kan benyttes.

De fleste regnskapssystemer har en årsoppgjørsmodul, men alle dekker ikke dokumentasjonskravet i regnskapsførerloven. Dette, sammen med kostnadene forbundet med regnskapssystemenes årsoppgjørsmoduler, gjør at de fleste regnskapsbyråer bruker et eget årsoppgjørssystem. Visma har de siste årene kjøpt opp de fleste, men det er fortsatt et par andre aktører på markedet; eksempelvis Maestro. Man betaler vanligvis per kunde ved bruk av årsoppgjørssystemer, og jo flere kunder, jo mindre betaler man per stykk.

Når du så er klar til å ta inn første kunde må det skrives en oppdragsavtale. Det er her viktig at avtalen reflekterer hva som er arbeidsfordelingen mellom deg og kunden. Om du velger Sticos vil du finne oppdragsavtale i systemet, eller så ligger det en mal i KS komplett sin pakke fra Regnskap Norge. Synega har også laget en egen løsning for bestilling, signering og oppdatering som er koblet automatisk opp til hva kunder ønsker hjelp med som kan benyttes.

Kapasitetsstyring er nødvendig såfort det er flere enn bare deg som jobber i regnskapsbyrået. Denne jobben er tosidig, hvor man skal sørge for at kundene følges opp på en side, samtidig som man sørger for at medarbeiderne har en passe mengde kunder på den andre siden. Kapasitet er dynamisk og kan endre seg ukentlig, så man må være på ballen og justere fortløpende ettersom gamle kunder går ut eller nye kommer til, samtidig som medarbeidere kan bli syke eller de drar på ferie. Hvis man bommer, og tjenester kundene har bestilt ikke blir levert til tiden kan det føre til friksjon, reklamasjoner, mulkter, kundechurn og skadet omdømme. Det finnes flere systemer på markedet for styring av kapasitet, men av norske systemer rettet mot regnskapsbransjen er nok Sticos og Poweroffice de som er mest brukt, samtidig som Synega sitt “alt-i-ett” system begynner å bli mer og mer brukt blant regnskapsførere.