Forklaring til faktura

Hva blir man fakturert for?

For deg som er kunde kan det være greit med en liten forklaring til fakturaen du får fra oss. Dette så du enklere kan forstå hva vi må gjøre av jobb på ditt foretak og hva vi må gjøre for å følge gjeldende lover og regler; vi må nemlig gjøre en del aktiviteter kunden kanskje ikke alltid er klar over. De fleste av kundene våre har selv tilgang til regnskapssystemet, men siden det her ikke fremkommer alt hva vi faktisk bruker tid på, kan det være greit å se hva annet som gjøres av jobb og ikke minst hvorfor dette gjøres.

Husk at du kan følge med på vår timeføring live i kundedashboardet ditt, om du ønsker å se hvor lang tid vi bruker på ulike aktiviteter til enhver tid. Du finner en link til kundedashboardet i bunnen av alle eposter fra oss.

Start kundeforhold

Dette er tiden som benyttes når du er ny kunde. I denne katogorien ligger alt av tid vi må bruke for å sette oss inn i din virksomhet. I tillegg er vi lovpålagt å gå igjennom hvordan dine rutiner er, for å forsikre oss om at disse er bra nok. Til slutt har vi en oppstartssamtale, og etter dette vil tiden vi bruker føres på de ulike tingene du kan lese om under.

Hvor lang tid brukes vanligs på oppstart av et nytt kundeforhold? Dette varierer noe, med tanke på størrelsen og kompleksiteten i din virksomhet, men som oftes tar disse oppgavene en til to timer.

Bokføring

Denne kategorien benyttes når vi har brukt tid på å behandle og registrere bilag. Et bilag, eksempelvis en faktura, må registreres i regnskapssystemet med leverandør, dato, og sum, i tillegg til at den må knyttes til riktig kostnadskonto.

Hvor lang tid tar bokføring? Tiden det tar å bokføre generelt sett avhenger først og fremst av hvor organisert kunden er. Om alt av dokumentasjon er sendt inn, og forklart hvis behov, i regnskapssystemet på forhånd, er vi på god vei. Men om vi stadig må etterspørre manglende bilag, eller spørre hva ting er fordi det ikke er tydelig, vil det naturlig nok gå med mer tid. Å bokføre et bilag kommer an på hvor komplisert bilaget er; noen bilag går veldig raskt, mens andre kan ta flere minutter. Et eksempel på sistnevnte er en faktura i utenlandsk valuta der betalingen er gjort med en betalingstjeneste som tar et lite gebyr i tillegg til at det som er kjøpt skal deles opp på flere konti.

Merk: Man kan spare mye penger ved å gå gjennom bedriftens bankkonto(er), og sjekke at man har sendt inn dokumentasjon på alle transaksjoner til regnskapssystemet. Da slipper du å betale for at regnskapsføreren skal lete etter og etterspørre bilag. 

Bankavstemming

Etter at vi er ferdig med å bokføre alle bilagene dine må vi avstemme bankkontoen(e) din(e). Det betyr at vi knytter hver transaksjon på foretakets konto(er) til bilagene som er sendt inn, slik at man har et bevis for hver transaksjon.

Hvor lang tid tar bankavstemming? Tiden det tar å bankavstemme kommer an på hvor mange transaksjoner man har på bankkontoen(e), og hvilket regnskapssystem man benytter. 

Lønnsarbeid

Dette går ut på beregning, innrapporteringer og utbetaling av lønn til ansatte; herunder tid brukt om ansatte har frynsegoder som må føres; utlegg, kjørebok, og så videre.

Hvor lang tid tar det å kjøre lønn? Tiden det tar å kjøre lønn kommer an på hvor komplisert lønn man har. Er det kun et fast beløp som skal utbetales hver måned, og få ansatte, tar ikke dette lang tid og det er forholdsvis enkelt i de nettbaserte regnskapssystemene, så man kan vurdere om man skal gjøre det selv. Er det lønn for flere ansatte, med utlegg og goder som skal føres, tar det lengre tid.

Kommunikasjon

Du betaler ikke noe for kommunikasjonen du har hatt med oss frem til du ble kunde, men idet du har fått tildelt en dedikert regnskapsfører hos oss, som du begynner å trekke på tiden til, vil du faktureres for den tiden denne personen bruker på deg. Dette gjelder hovedsakelig eposter du ønsker svar på, om regnskapsføreren må etterspørre manglende bilag, eller om du ringer til regnskapsføreren. I vårt kundeoppfølgingsysstem har vi en stoppeklokkefunksjon som alle våre regnskapsførere benytter når de gjør jobb på, og kommuniserer med, kunder. Dette danner grunnlaget for fakturaene som sendes ut hver måned. Om du ringer inn og snakker med en medarbeider i 50 minutter vil du faktureres for nøyaktig denne tiden. Vi fakturer ikke per påbegynte time, men faktisk medgått tid, målt i minutter.

Hvor lang tid tar denne kommunikasjonen? Her er det bare minutt for minutt som teller, så bruker vi åtte minutter på å svare på en epost, eller du ringer inn i 12 minutter, er det disse minuttene du betaler for. Noen kunder har vi mye kontakt med siden de har mange spørsmål, om det ofte mangler ting kundene ikke har sendt inn og som vi må etterspørre, eller saker de vil diskutere, mens andre hører vi omtrent aldri fra – de leverer bare inn bilag som avtalt og vi gjør jobben vi er enige om. Vi opplever ofte at nye kunder, med nyopprettede foretak, ofte har flere spørsmål i starten, til rutinene har satt seg og ting er oppe å gå. Da normaliserer det seg og vi får færre henvendelser.

Kontroll av regnskap

For de av våre kunder som gjør det meste av regnskapet selv vil dette være kategorien det føres tid på når vi kontrollerer regnskapet i løpet av året. Hvor mange ganger vi må kontrollere kommer an på hvor ofte det skal innbetales merverdiavgift. Om du har innbetaling av merverdiavgift annenhver måned må det utføres kontroll seks ganger i løpet av året, men om du har innbetaling kun en gang i året, eller ikke er merverdiavgiftspliktig, kan det holde med fire ganger i året, om det er et lite regnskap. Dersom det avdekkes mange feil under kontrollen, og du ønsker hjelp til å rette opp disse, blir tiden ført på den aktiviteten som gjøres, i henhold til kategoriene beskrevet ellers på denne siden.

Hvor lang tid tar kontroll? For mindre kunder, som er ryddige og som ikke har vesentlige feil, kan dette typisk ta 0,5 – 1 time. For større kunder, mindre ryddige kunder og der det er mange feil, vil det ta lengere tid, men det er vanskelig å si noe generelt da det kommer veldig an på regnskapet.

Klargjøring til årsoppgjør

Når året er ferdig henter regnskapsføreren din ut saldobalnsen for regnskap ditt, og går over for å se om det er noen avvik i løpet av året. Er det avvik er dette tiden som brukes på klargjøringen, sammen med å føre alle årsoppgaver som skal inn i regnskapet fra eksempelvis banken og forsikringsselskapet. Når regnskapet så er helt ajour, for hele året, kan vi utføre årsoppgjøret, så du kan se på klargjøring som en samlepost for alt som ikke ble utført igjennom året.

Hvor lang tid tar klargjøring? Det kommer helt an på hvor ajour regnskapet er på slutten av året, så jo bedre du som kunde er til å se over kontoutskriftene hver måned, sende inn riktig dokumentasjon for alle inntekter, utgifter, og forklaringer regnskapsfører eventuelt etterspør, jo kortere tid tar klargjøringen.

Fastpris ligningspapirer og årsregnskap

For enkeltpersonforetak leveres kun ligningspapirer, men for aksjeselskap leveres ligningspapirer og årsregnskap. Jobben innebærer oppsett av nødvendig informasjon i årsoppgjørsprogrammet (disponering, balansejustering, osv.), gjennomgang av skatteberegning, utfylling av ulike ligningsskjemaer; eksempelvis næringsoppgave, gjennomgang av selvangivelse, ved ansatte; lønn og pensjon, og i tillegg for AS; avstemming av egenkapital og midlertidige forskjeller.

Lovpålagt kontroll

På alle våre kunder må vi gjøre en lovpålagt internkontroll to ganger i året. Dette er ikke en arbeidsoppgave kundene kan se at vi har gjort i regnskapssystemet. Jobben gjøres av en autorisert regnskapsfører, som går inn og kontrollerer arbeidet gjort av regnskapsførerne. Det som kontrolleres er regnskap og balanse, momsoppgavene, avstemmingsskjemaer, lønnskjøringer med tilhørende A-meldinger, åpne poster, og om oppdragsavtalen du har med oss er riktig, ut ifra hva vi gjør for deg av arbeid. Til slutt kontrolleres tiden som er brukt på regnskapet ditt, sammenlignet med andre kunder, for å se om det er effektiviseringstiltak som kan gjøres for å få ned tidsbruken vår.

Hvor lang tid tar lovpålagt kontroll? Dette tar vanligvis 30 – 60 minutter.