De beste gratis regnskapsprogrammene (som faktisk fungerer)

Gratis regnskapsprogram kan være et godt alternativ for små bedrifter, selvstendig næringsdrivende eller bedrifter i oppstartsfasen – men hvilket program skal man velge? Hvilke funksjoner trenger man? Hva er fordelene og ulempene med gratis fakturaprogram?

Vi gir deg svarene på dette og andre hyppig stilte spørsmål her i vår komplette guide til gratis regnskapsprogram og fakturaprogram.

Finnes det gratis regnskapsprogram eller regnskapsprogram på markedet?

De aller fleste som driver en bedrift eller driver for seg selv har behov for et regnskapsprogram. Regnskapsprogrammer kan automatisere og forenkle bokføringen – og ikke minst, sende ut fakturaer for at du skal kunne ta betalt for tjenestene eller varene dine. 

Det er ikke uvanlig at bedrifter velger å føre regnskapet selv i starten, og da er regnskapsprogram et nyttig verktøy. Et regnskapsprogram kan  gjøre mye av arbeidet med fakturering, rapportering og bokføring for deg – slik at du kan fokusere på andre ting. Det er viktig å velge et program som passer til ditt behov, og ikke minst som du har råd til. 

Det finnes heldigvis mange rimelige alternativer tilgjengelig for deg som skal føre regnskap selv. De fleste av dem fås med gratis prøveperiode og mulighet til å tilpasse abonnementet, slik at du ikke betaler mer enn du må. Det finnes også en rekke gode fakturaprogrammer på markedet som er helt gratis for deg som ikke har behov for et fullverdig regnskapsprogram.

Fordeler med gratis regnskapsprogram:

• Enkelt å komme i gang for nye bedrifter med begrensede ressurser
• Ofte er det god kundestøtte tilgjengelig hvis du trenger hjelp
• Mulig å teste ut programmet før du eventuelt oppgraderer til betalt versjon

Ulemper med gratis regnskapsprogram:

• Gratis programvare har ofte færre funksjoner enn et betalt program. 
• Hvis bedriften din vokser og blir mer kompleks, kan det være nødvendig å oppgradere til en betalt versjon
• Mange regnskapsprogrammer er kun gratis ut prøveperioden
• Det kan oppstå skjulte kostnader 

Hva er forskjellen mellom gratis fakturaprogram og regnskapsprogram?

Et regnskapsprogram automatiserer og systematiserer bilagene dine. Et gratis fakturaprogram er en begrenset versjon av et regnskapsprogram som kun lar deg sende ut fakturaer. De aller fleste vil ha behov for et regnskapsprogram, selv om det i enkelte tilfeller kan være tilstrekkelig med fakturaprogram.

Bokføringsplikten stiller ganske strenge krav til hvordan regnskapet skal se ut, og det er lett å gjøre feil uten et regnskapsprogram til å hjelpe deg. Du har ikke bokføringsplikt om du tjener under 50 000 kr per år, har færre enn 600 bilag i året og ikke betaler moms. Bare vær obs på at selv om du ikke har bokføringsplikt, må du likevel ha kontroll over regnskapet ditt. 

Det betyr at du i teorien kan bruke regneark til å føre opp inntekter og utgifter, samt et gratis fakturaprogram til å fakturere kundene dine. Fallgruvene kan likevel være mange, dersom du benytter deg av regneark. Det gjelder spesielt for deg som har en bedrift i vekst. Tenk deg derfor godt om før du velger vekk regnskapsprogram.

For eksempel, det er vanskelig å ha oversikt over når du passerer MVA-grensen om du kun bruker regneark. I tillegg skal alle bilag oppbevares i henhold til GDPR-regelverket, noe som kan være vanskelig om du lagrer alt på datamaskinen din. 

Dersom du derimot kun tjener litt penger på hobbyen din og er 100 % sikker på at du kan følge gjeldende krav, kan det være nok å kombinere regneark med gratis fakturaprogram. Det er imidlertid viktig å bruke et fakturaprogram som følger Skatteetatens regler for hvordan en faktura skal se ut.

Hva er beste gratis regnskapsprogram?

Hvilke gratis regnskapsprogrammer som er best, vil avhenge av dine behov. Det finnes mange ulike regnskapsprogrammer på markedet, og det kan være vanskelig å vite hvilket man skal velge. Her tar vi for oss de mest populære programmene, slik at du kan gjør deg opp en mening selv.

Systima og Debet Faktura for å sende ut gratis faktura

Systima og Debet Faktura er to forskjellige gratis fakturaprogram som kan være aktuell for deg som kun vil ha fakturaløsning. Programmene lar deg sende så mange fakturaer som du vil. Systemer som dette gjør det enkelt å se hvilke fakturaer som er betalt eller ikke, legge til produkter og skape god oversikt over kundene dine.

Det er viktig at fakturaene du sender ut inneholder all informasjon som er påkrevd av Skatteetaten. Det kan være lett å trå feil om du lager faktura helt selv. Systima og Debet Faktura sørger imidlertid for at fakturaen din inneholder alt som må være med, slik at du har god kontroll over fakturering.

Gratis fakturaprogram som Systima og Debet Faktura kan være et smart valg for deg som ikke har bokføringsplikt eller må betale merverdiavgift. Du må likevel ha kontroll over både regnskap og fakturaer, og da er det godt å benytte seg av et gratis fakturaprogram.

Centiga for små og mellomstore bedrifter

Centiga er strengt tatt ikke et gratis regnskapsprogram, selv om de tilbyr gratis prøveperiode. Vi ønsket likevel å nevne dem, takket være det rimelige og praktiske prissystemet deres. De har rett og slett valgt å tilby kun én pris til alle, nemlig 99 kr. 

Du får følgende funksjoner for en hundrelapp i måneden:

• Regnskapsprogram og fakturaprogram
• Bankavstemming og rapporter
• Kundesupport via online chat
• EHF-faktura og Vipps mot ekstra kostnad per faktura

Utover det, kan du oppgradere og betale kun for de ekstra funksjonene du trenger. Du slipper altså å binde deg til kostbare abonnementer som inneholder tjenester du ikke har bruk for.

Fiken for selvstendig næringsdrivende

Fiken er enda et regnskapsprogram som er gratis ut prøveperioden på 30 dager. Regnskapsprogrammet passer for selvstendig næringsdrivende og små bedrifter. Fiken etterfølger kravene i bokførings- og regnskapsloven, slik at du kan føle deg trygg på at alle krav er innfridd.

I tillegg inneholder Fiken mange nyttige funksjoner for å effektivisere og forenkle din hverdag som næringsdrivende. Regnskapsprogrammet lar deg opprette, endre og følge opp dine kundeforhold, samt administrere fakturering og betalinger på en enkel måte. 

I tillegg kan du bruke Fiken til å holde orden på din bedrifts økonomi, takket være rapportering og enkel oversikt over inntekter, utgifter, MVA og lignende. Regnskapsprogrammet har også en praktisk mobilapp, som gjør at du kan holde orden på din bedrifts økonomi hvor som helst, når som helst.

Prisene for Fiken starter fra 169 kroner per måned for både regnskap og faktura. Deretter kan du velge selv hvilke tilleggstjenester du vil inkludere, for eksempel bankintegrasjon, fakturering med KID-nummer, lønn eller timeføring per bruker.

Conta for små og store bedrifter

Conta er et nettbasert regnskapsprogram som passer for både små og store bedrifter. Programmet gir deg en oversikt over økonomien din, og gjør det enkelt å sende fakturaer, registrere betalinger og holde styr på kundene dine.

Med deres fakturaprogram kan du opprette opptil 20 fakturaer gratis. Disse kan du laste ned som PDF-fil og sende til kundene dine. Det koster ca. 9 kr per faktura om du vil sende dem elektronisk direkte fra Conta. Dersom du ønsker å føre regnskap med Conta, må du oppgradere til enten Standard- eller Smart-abonnement. 

Det som er så fint med Conta er at du ikke trenger å betale for mer enn det du har bruk for. Du trenger altså ikke å betale for et dyrt abonnement med masse funksjoner som du ikke bruker. Med andre ord, du kan supplere med de tilleggstjenestene du selv vil ha. 

Eksempler på praktiske tilleggsfunksjoner er bankintegrasjon, næringsoppgave for ENK og mulighet til å sende tilbud til kundene dine. Dersom kunden aksepterer avtalen, tar det bare et par museklikk å gjøre tilbudet om til en faktura. Det sparer både deg og kunden mye tid og krefter.

Du får tilgang til gratis prøveperiode om du velger et av de betalte abonnementene, slik at du kan teste ut om Conta er rett regnskapsprogram for din bedrift.

Hvilket gratis regnskapsprogram bør jeg bruke?

Det er mange ulike regnskapsprogrammer på markedet, og det kan være vanskelig å velge det riktige for din bedrift. Du bør først ta deg tid til å tenke over bedriftens behov, samt mål for fremtiden. Deretter kan det være en god idé å sammenligne de ulike programmene, enten du vil ha et regnskapsprogram eller gratis fakturaprogram.

Her er noen ting du bør tenke på når du velger faktura- og regnskapsløsning:

• Hva slags funksjoner har jeg behov for? 
• Er det enkelt å bruke? 
• Er det godt integrert med andre systemer (f.eks. bank)? 
• Hva slags kundestøtte er tilgjengelig hvis jeg trenger hjelp?
• Kan jeg oppgradere til en betalt versjon ved behov?
• Hvor mye koster de ekstra funksjonene jeg eventuelt trenger?

Husk at det finnes mange regnskapsprogrammer på markedet, så det er viktig å ta seg tid til å velge det riktige for deg.

Kan gratis regnskapsprogrammer erstatte betalte regnskapsprogram?

Gratisprogram kan i enkelte tilfeller erstatte betalte løsninger, enten permanent eller i en periode. For eksempel, la oss si at du driver en hobbyvirksomhet som tjener under 50 000 kr i året og ikke har så mange bilag. I så fall har du ikke bokføringsplikt, og du betaler heller ikke MVA. 

I tilfeller som dette kan det være fornuftig å bruke gratis fakturaprogram, kombinert med å føre et enkelt regnskap i regneark. De aller fleste gratis regnskapsprogrammene har likevel enkelte begrensninger, og det er viktig å være klar over disse før du velger et passende program for din bedrift.

Tenk over hvor komplisert bedriften din er, hvor høy omsetning du har og hvor mange fakturaer du sender ut – for eksempel, en nettbutikk med høy omsetning og mange kunder verden over trenger gjerne mer avanserte løsninger enn en frilanser som sender ut et par fakturaer i måneden.

Velg et regnskapsprogram som bedriften kan vokse med

I oppstartsfasen kan det være fornuftig å velge et rimelig regnskapsprogram som bedriften kan vokse med. Det kan føre til ekstra arbeid å overføre fra regneark til et regnskapsprogram, og det er lett å miste kontrollen etterhvert som inntekter og antall bilag øker.

De fleste regnskapsprogrammer lar deg utvide abonnement ved behov. Du trenger derfor ikke å betale for funksjonene før du trenger dem – samtidig som du kan føle deg trygg på at du har alt du trenger når du trenger det. Dagens regnskapsprogram er ofte skybaserte, slik at du også kan samarbeide med regnskapsfører ved behov.

Det kan nemlig være betryggende å få en regnskapsfører til å kontrollere regnskapet ved årsslutt, selv om du kun er bokføringspliktig. Regnskapsføreren kan også hjelpe med å registrere bilagene dine riktig og sende inn MVA- og næringsoppgave, slik at du kan frigjøre verdifull tid.

Du kan likevel spare penger ved å gjøre mye selv, for eksempel sende ut faktura og laste opp bilag til regnskapsprogrammet. Regnskapsføreren kan deretter logge seg inn i det skybaserte programmet for å gjøre sine oppgaver, selv om dere sitter på hver deres ende av landet.