Hvordan bytte regnskapsfører: En komplett guide

Vurderer du å bytte regnskapsfører? Mange er ofte usikre på hvordan et bytte fungerer. Hva koster det? Er det mye jobb? Hvor mye penger kan jeg spare på å bytte regnskapsfører? Ikke minst, hvordan finner man den beste regnskapsføreren for nettopp din bedrift?

Vi svarer på hyppig stilte spørsmål til hvordan bytte regnskapsfører her i vår komplette guide.

Hvorfor bytte til regnskapsfører?

Det er mange grunner til å bytte regnskapsfører. Det kan være at du er misfornøyd med din nåværende tjeneste, at fakturabetalingene ikke blir håndtert raskt nok eller at prisen er for høy. Det kan også være at du føler at din nåværende regnskapsfører ikke har den kompetansen som du etter hvert har behov for. 

Uansett årsak, så er det viktig at du tar en grundig vurdering om det er nødvendig å bytte. Du bør også følge en ordentlig prosess for byttet. Vi anbefaler alltid at du tar en prisvurdering først og fremst. For eksempel, betaler du pakkepris med tjenester som du ikke har behov for? Ville det vært rimeligere med en skreddersydd løsning?

Dersom dere ikke kommer frem til en løsning, kan det være på tide å finne en ny regnskapsfører som er bedre egnet for å imøtekomme dine behov.

Hvor mye penger kan jeg spare på å bytte regnskapsfører?

Det er vanskelig å si hvor mye penger du kan spare på å bytte regnskapsfører. Dette avhenger blant annet av hvor komplekst ditt regnskap er, samt hvilke tjenester du har behov for. For å få en bedre idé om hvor mye penger du kan spare, anbefaler vi at du tar en sammenligning av nåværende regnskapsfører og dem du ønsker å bytte til.

For eksempel, timepris kan være best for deg som trenger sporadisk hjelp og vil gjøre mesteparten selv. For eksempel, kanskje du bare vil at regnskapsføreren skal se over at alt er korrekt før du sender inn næringsoppgave? Fastpris er imidlertid bedre for bedrifter som vil ha en forutsigbar pris og faste tjenester.

Vi anbefaler også at du undersøker eventuelle gebyrer og avgifter. Må du betale oppstartsgebyr? Hvor mye vil det koste deg å bytte regnskapsfører? Du unngår ubehagelige overraskelser ved å sette deg grundig inn i prismodellen til det regnskapskontoret som du ønsker å bytte til. Du bør også sjekke om det nye regnskapskontoret har oppsigelsestid, samt om du kan bytte til en annen prismodell underveis ved behov.

Du kan enklere vurdere hvor mye penger du sparer på å bytte regnskapsfører ved å ta en grundig sammenligning av prismodeller. Bare husk å ikke fokusere utelukkende på kostnader. Det er like viktig å finne en regnskapsfører med den rette kompetansen, erfaringen og kunnskapen.

Hva må jeg passe på når jeg bytter regnskapsfører?

Dersom du leverer momsoppgaver annenhver måned, kan det hende at du må vente til inneværende MVA-periode er over. Du må da bli enig med de på ditt nåværende regnskapskontor om hvilken dato de skal føre til. Er du ikke momsregistrert ennå eller er fritatt fra moms, kan du som regel bytte når du ønsker.

Du velger da hvilken måned den nye regnskapsføreren skal begynne å føre fra. Husk at de fleste regnskapskontorer har oppsigelsestid. Det kan derfor være lurt å begynne jakten på ny regnskapsfører i god tid og planlegge byttet nøye. Ikke vent til siste liten før du starter prosessen.

Hvordan bytter jeg regnskapsfører?

Det er flere ting du må tenke på når du skal bytte regnskapsfører. Heldigvis har de fleste dyktige og seriøse regnskapskontorer gode rutiner og sjekklister for nye kunder. Overgangen fra den ene regnskapsføreren til den andre skal gå så smidig som mulig.

Slik bytter du regnskapsfører steg-for-steg:

1. Finn en ny regnskapsfører: 

Det er viktig å ta seg tid til å finne en dyktig og seriøs regnskapsfører. Mange velger ut fra pris, men det er ikke alltid det billigste alternativet som er det beste. Husk at du skal ha tillit til regnskapsføreren din, og det er viktig at dere har et godt forhold til hverandre.

2. Send varsel til den gamle regnskapsføreren:

Når du har funnet en ny regnskapsfører må du sende varsel til den gamle. Husk å gi beskjed om når oppsigelsen trer i kraft, og bekreft at alt materiale er overlevert til den nye regnskapsføreren. Per i dag er det vanlig at alt ligger inne i et regnskapsprogram.

3. Overlevering av materiale:

Den nye regnskapsføreren din vil trenge et visst grunnlag for å kunne ta over regnskapet ditt. Dette inkluderer blant annet inngående og utgående fakturaer, kundelister, kontoutskrifter og årsregnskap. I så fall kan den nye regnskapsføreren fortsette å føre regnskap i eksisterende regnskapsprogram eller overføre alt til nytt program.

4. Oppstart med den nye regnskapsføreren:

Det er viktig at dere har en god oppstart. Dette innebærer blant annet at dere avklarer hvilke rutiner dere skal ha og hvordan dere skal jobbe sammen. Husk også å gjennomgå eksisterende regnskap med den nye regnskapsføreren for å sikre at alt er i orden.

Noe av det viktigste når man bytter regnskapsfører er å sjekke at alt overføres riktig. Dersom det er noe som ikke overføres, kan det føre til problemer senere. Husk også å informere din nye regnskapsfører om eventuelle endringer i virksomheten underveis, slik at de kan føre dette riktig.

Hvordan bytte regnskapsprogram

Om du skal fortsette å benytte det samme regnskapsprogram som du benytter i dag, trenger du kun å gi den nye regnskapsføreren tilgang til systemet. Dersom du må bytte regnskapsprogram, må tallene legges over. Alle regnskapskontorer bruker nemlig ikke de samme regnskapssystemene.

Du kan be den nye regnskapsføreren om hjelp med å overføre regnskapet mellom nytt og gammelt regnskapsprogram. Det holder som regel å gi regnskapsføreren tilgang til det gamle programmet. Deretter henter regnskapsføreren ut all informasjon og overfører til det nye. Du trenger altså ikke å være involvert i prosessen.

De fleste regnskapsførere tilbyr opplæring i de nye systemet, dersom du ønsker det. I så fall kan du be om en workshop, slik at du får en grundig innføring i de funksjonene som du skal bruke. For eksempel, skal du fakturere selv og må vises hvordan du oppretter faktura? Eller kanskje du vil ha opplæring i hvordan du laster opp bilag i appen og fører reiseregninger som regnskapsføreren skal bokføre?

De fleste regnskapsprogrammer har egen kundeservice som kan hjelpe deg, samt artikler, guider og videoer som hjelper deg i gang. Du trenger dermed nødvendigvis ikke hjelp av den nye regnskapsføreren din, dersom du føler at du ikke trenger det.

Hvordan velge beste regnskapsfører for din bedrift

Det er viktig å se på hva slags type virksomhet du har og hvilke behov du har for å bytte til riktig regnskapsfører for din bedrift. Det er ikke alle regnskapskontorer som tilbyr de samme tjenestene, og derfor kan det være lurt å tenke gjennom følgende punkter:

• Virksomhetens størrelse
• Dine behov
• Regnskapsførerens kompetanse og kvalifikasjoner
• Kostnader og lokalisering

Vi tar nå en nærmere titt på disse punktene, slik at du kan føle deg trygg på at du bytter til den beste regnskapsføreren for deg.

Hvor stor virksomheten din er

De fleste regnskapsførere jobber med bedrifter i ulike størrelser. Noen spesialiserer seg  på små og mellomstore bedrifter, mens andre jobber hovedsakelig med store bedrifter. Det er viktig å velge en regnskapsfører som har god kjennskap til virksomheten din og som kan tilrettelegge tjenestene til ditt nivå.

Hvilke behov du har 

Dersom du har behov for spesialisert kunnskap innen et bestemt område, bør du finne en regnskapsfører som kan tilby dette. Ønsker du å sette vekk alt av regnskap eller vil du gjøre deler av det selv? Trenger du hjelp på fast basis eller til enkelte oppgaver? Kanskje har du behov for hjelp til å sette opp et nytt regnskapsprogram eller du trenger rådgivning rundt skatt og avgifter? 

Uansett hva du trenger, bør du bytte til en regnskapsfører som kan dekke ditt behov.

Hvor mye du er villig til å betale

Enkelte regnskapsførere tar betalt per time, mens andre tar faste månedlige priser. Mange tilbyr også pakkepriser på regnskapstjenester. Siden det er såpass stor variasjon på hva en regnskapsfører koster, kan det være lurt å sette opp et budsjett for hvor mye du har råd til å betale. 

Det er utrolig kjedelig å betale for mye i det lange løp, bare fordi man ikke undersøkte alle mulighetene som var tilgjengelige før man byttet regnskapsfører.

Hvilke referanser regnskapsføreren har 

Når du skal velge ny regnskapsfører eller regnskapskontor, så er det viktig å sjekke at de har gode referanser. Dette kan du gjøre ved å sjekke anmeldelser på nettet. Husk også å spørre den nye regnskapsføreren om referanser, slik at du får en bedre idé av hva slags type virksomhet de har jobbet med tidligere.

Hvilken kompetanse de har 

I tillegg til å sjekke referanser, så er det viktig å sjekke at den nye regnskapsføreren har relevant kompetanse. Dette kan du gjøre ved å spørre om utdanning og erfaring, samt ved å sjekke om de har relevante kurs og sertifiseringer. Mange regnskapskontorer har ansatte med ulik kompetanse og erfaring, slik at de kan matche deg med den regnskapsføreren som er best egnet for deg.

Fordelen med større regnskapskontor er at du ikke nødvendigvis trenger å bytte regnskapsfører, dersom virksomheten din endrer seg eller utvider seg. Dette kan også være særdeles praktisk for deg som har en komplisert virksomhet. Du kan føle deg trygg på at regnskapskontoret har tilstrekkelig med ressurser til å hjelpe deg.

Skybaserte løsninger 

Det kan være mye penger å spare ved å velge skybaserte regnskapstjenester.  I tillegg er det en mer fleksibel løsning, siden du kan gå inn på regnskapet ditt fra hvor som helst og når som helst. Dersom du velger en skybasert løsning, bør du sjekke at regnskapsføreren din har god kjennskap til de ulike systemene, slik at de kan hjelpe deg med å sette opp og bruke dem på riktig måte.

Lokalisering

Det koster å drifte et fysisk regnskapskontor, noe som kan medføre ekstra kostnader for deg som kunde. Nettbaserte regnskapskontorer har en klar økonomisk fordel over tradisjonelle selskaper, ettersom de kan kutte kostnader betydelig. Det kan igjen føre til reduserte kostnader for deg. 

Ikke minst, så kan du samarbeide med de beste regnskapsførerne for din bedrift – uavhengig av hvor i landet dere befinner dere. Du er altså ikke nødt til å begrense deg til kun dem som bor i nærheten av deg når du skal bytte regnskapsfører.