Hvordan føre et regnskap: Alt du trenger å vite

Oppsummering

Det er altså fullt mulig å føre regnskapet selv, helt eller delvis. Velger du å føre selv, er det viktig at du har litt kunnskap om denne jobben. Det finnes en rekke regler å forholde seg til, og standarder for hvordan ting skal gjøres riktig. Å kjenne til kontoplanen er nøkkelen til regnskapet, deretter kommer kunnskapen om hvordan du skal føre bilag.

Videre må du kunne føre lønn, kjenne til reskontro, avslutte regnskapet og vite hvordan du fører til MVA-regnskap. Det kan være smart å velge seg et godt regnskapsprogram, slik at mye gjøres automatisk, og du kan få hjelp når du trenger det. Sørg for gode rutiner, slik at regnskapet føres riktig helt fra starten av. Da unngår du problemer senere.

De aller fleste bedrifter må føre regnskap. Regnskapet utgjør grunnlaget for de oppgavene som det er lovpålagt at du leverer til myndighetene. Regnskapet er også et viktig styringsverktøy for bedriften. Det er derfor viktig å innarbeide gode rutiner med en gang.

Kort fortalt er regnskap en systematisk registrering over bedriftens inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld. Tallene fra regnskapet brukes blant annet til å finne ut hvor mye bedriften skal betale i skatter og avgifter.

Kontoplanen – nøkkelen til regnskapet

Regnskapet består av ulike kontoer som er delt opp i kategorier, som, for eksempel, ulike typer varekjøp eller salg. Da kan du og andre som trenger innsyn få en enkel oversikt over økonomien i selskapet.

Regnskapet er satt sammen av ulike kontoer, som igjen er delt inn i ulike kategorier. Dette sørger for at regnskapet blir oversiktlig og enkelt å finne tilbake i. Kontoplanen viser hvor du skal føre bilagene, og det er derfor viktig at du gjør deg kjent med denne. Denne planen er standardisert, men det er likevel mulighet for individuell tilpasning. Det vil si at du kan skjule de kontoene du ikke bruker eller legge til kontoer. Det siste er spesielt aktuelt om du ønsker et mer detaljert regnskap.

Kontoplanen er delt inn i 8 kontoklasser, som igjen er delt i 2 hovedgrupper, nemlig balanse og resultat.

Balanse består av Kontoklasse 1 og 2, som er eiendeler, gjeld og egenkapital:

• Kontoklasse 1 – Eiendeler
• Kontoklasse 2 – Gjeld og egenkapital

Balansesiden forteller hvor pengene kommer fra, og hvordan du har brukt dem i form av eiendeler.

Resultat består av Kontoklasse 3 til 8, som er inntekter og utgifter:

• Kontoklasse 3 – Inntekter
• Kontoklasse 4 – Varekostnader
• Kontoklasse 5 – Lønn- og personalkostnader
• Kontoklasse 6 og 7 – Driftskostnader
• Kontoklasse 8 – Finansinntekter og finanskostnader

Resultatet viser selskapets økonomiske utvikling over en bestemt periode.

Når regnskapet avsluttes, blir årsresultatet overført til balansen. Ved overskudd vil egenkapitalen øke, og dersom det er underskudd vil den synke.

Bilaget – Ditt verdipapir

Regnskapet er basert på bilag, og et bilag er å regne som et verdipapir. Det er ditt bevis på at penger, varer og tjenester har byttet eier. Et bilag kan være en kvittering, en faktura eller et bilag fra nettbanken.

Et bilag skal alltid føres mot 2 kontoer. På fagspråket kalles dette en postering. Hver konto har 2 sider, en for debet og en for kredit. Alle bilag skal gå i null, og må derfor føres mot en debet-post og en kredit-post.

Slik retter du feil i bilag

Det kan være fort gjort å gjøre en feil, men heldigvis går det an å rette det opp igjen. Alle bilag skal ha et nummer, og disse skal være i en serie uten hull. Det betyr at du ikke kan slette et bilag. Det du gjør er å nullstille bilaget, eller reversere det om du vil.

Dette gjøres ved at du oppretter et nytt, motsatt bilag. Det vil i praksis si at dersom feilen er at du har opprettet et bilag med 3 000 kr i kreditt bank og 3 000 kr i debet leverandørkonto, må du opprette et nytt bilag som går motsatt vei.

Oppbevaring av bilag

Du må lage deg et system for oppbevaring av alle bilag. Dette er:

• Utgående fakturaer
• Kasseoppgjør, om du har kontantsalg
• Bankbilag
• Inngående fakturaer
• Diverse bilag

Du kan oppbevare bilagene slik det passer best for deg. På hvert bilag må du føre på en henvisning til hvor i regnskapet det har blitt bokført. Vær oppmerksom på at dagens teknologi gir deg andre alternativer enn å oppbevare bilagene i en perm med skilleark. Du kan nemlig skanne inn bilagene og oppbevare dem elektronisk. Dermed slipper du å ta vare på en mengde med papirdokumentasjon.

Dersom du har valgt å gjøre jobben gjennom et regnskapssystem, trenger du ikke å ta vare på dokumentasjonen selv. Alle fakturaer og bilag som er lastet opp i systemet oppbevares trygt der etter gjeldende lover og regler.

Har du valgt å benytte deg av en regnskapsfører, må du passe på å sende inn alle bilagene til vedkommende. Fakturaer og kvitteringer for varer eller tjenester du har kjøp til bedriften bidrar til å redusere skattegrunnlaget. Å ha orden på bilagene enten det er i en perm eller elektronisk, er altså alfa og omega når det kommer til føring av regnskap.

Fordringer og krav

Reskontroen hjelper deg med å holde kontroll over utestående krav og fordringer. Denne deles opp i leverandørreskontro og kundereskontro. Når du kjøper en vare eller tjeneste, vil du få tilsendt en faktura med en betalingsfrist. Frem til du har betalt fakturaen skylder du leverandøren penger. Det samme gjelder når du selger en vare eller tjeneste. Du har penger til gode frem til kunden har betalt.

Leverandørreskontroen viser hva du har utestående hos leverandørene dine, altså leverandørgjeld, mens kundereskontroen gir deg oversikten over hva kundene skylder deg, altså kundefordringene dine.

På reskontroen ser du både betalte og ubetalte poster hos en kunde eller leverandør. Velger du «åpne poster», vil du se alle de postene som fremdeles er uoppgjort. Dermed har du hele tiden oversikt over hva du har utestående, og hva du har til gode.

Fakturering eller kontantsalg

Kundene dine må enten betale kontant eller ved at du sender faktura. Disse 2 metodene har ulike krav til dokumentasjon. Det er derfor viktig at du på et tidlig tidspunkt bestemmer deg for hvilken variant du skal gå for.

Et kontantsalg krever at du har et kassasystem, som samsvarer med kravene i bokføringsreglene. Definisjonen på kontantsalg er at kjøperen betaler for varen eller tjenesten idet den mottas. Dette gjelder enten betalingen skjer med kontanter, bankkort eller ved hjelp av en betalingsløsning for mobil.

Loven stiller også klare krav til informasjonen som skal være med på en faktura. Den skal, for eksempel, ha et fakturanummer som tildeles automatisk. I tillegg må den inneholde bedriftens fulle navn, adresse og organisasjonsnummer. Du kan purre opp fakturaer som ikke blir betalt, men her er det viktig at du følger gjeldende krav for purring og inkasso.

MVA-regnskapet

Så snart du har omsatt for 50 000 kroner i løpet av et år, må du melde bedriften inn i merverdiavgiftsregisteret. Du må levere MVA-melding annenhver måned. Dersom du omsetter for mindre enn 1 million kroner kan du etter 1 år søke om årlig innlevering. Du må selv holde oversikt over om varene og tjeneste du selger har fritak eller unntak for MVA.

Du har også krav på å få kompensasjon for MVA på varer og tjenester du kjøper inn til bedriften.

Dette er de gjeldende satsene for merverdiavgift:

• 25 % – for de fleste varer eller tjenester
• 15 % – for mat og drikke
• 12 % – for persontransport, kinobilletter og utleie av rom

Generelt er helsetjenester og undervisning unntatt merverdiavgift, mens eksport, salg av aviser og brukte biler er fritatt.

Personlig uttak

Som eier kan du ta ut penger fra bedriften på ulike måter. Måtene avhenger av organisasjonsformen. Dersom du har et enkeltpersonforetak, kan du ta ut akkurat så mye eller lite som du selv vil. Du skatter nemlig av bedriftens overskudd.

Dersom du har et aksjeselskap, er du ansett som ansatt i selskapet. Det vil si at aksjeselskapet har det samme arbeidsgiveransvar for deg som for de andre i selskapet. Da mottar du lønn, som igjen gir deg rett til pensjonspoeng og sosiale rettigheter.

Som eier av et aksjeselskap kan du imidlertid velge å ikke være ansatt. Da vil en utbetaling til deg kalles et utbytte. Ulempen er at du på denne måten ikke opparbeider deg sosiale rettigheter.

Lønn

Det å ha kommet så langt at du kan ansette noen er en skikkelig milepæl. Det medfører også noen nye arbeidsoppgaver i regnskapsføringen. Det er mye du skal forholde deg til når du skal utbetale lønn. Du skal betale arbeidsgiveravgift, skatt, pensjonspoeng og forsikringer.

Avskrivning

Dersom du kjøper noe til bedriften som koster mer enn 1 500 kroner og skal vare i mer enn 3 år, er det mulig at dette skal avskrives over tid. Du må derfor bestemme deg for om du skal avskrive investeringen eller kostnadsføre den i sin helhet.

Å avskrive noe betyr at du fradragsfører verdifallet over tid.

Avslutning av regnskapet

Når året er over, skal regnskapet avsluttes. Da må du først sikre at du har fått med alle inntekter og utgifter. Det er dette som på fagspråket kalles periodisering. Dersom du har et varelager, må du foreta en opptelling, slik at varekostnaden blir riktig.

Alle de viktigste balansepostene skal dokumenteres. Du må kunne vise hva som ligger bak saldoen i balanseregnskapet. Saldoen i regnskapet skal stemme overens med kontoutskriften fra banken.

Skattemeldingen

Som næringsdrivende og skattepliktig, må du sende inn en skattemelding. Har du et enkeltpersonforetak eller et ansvarlig selskap, skal du sende inn skjemaet som heter skattemelding for næringsdrivende (RF-1030). Dersom du har et aksjeselskap eller samvirkeforetak, skal du sende inn skjemaet som heter skattemelding for aksjeselskap mv. (RF-1028).

Årsregnskap

Alle bedrifter som er regnskapspliktige må sende inn årsregnskapet sitt til Regnskapsregisteret. Den siste fristen for innsending er 31. juli for bedrifter som avslutter regnskapet per 31.12.

Oppbevaring av bilag og annen dokumentasjon

Hovedregelen er at alt regnskapsmateriale skal oppbevares i 5 år. Dersom du oppbevarer bilagene elektronisk, må du passe på å imøtekomme kravet om sikkerhetskopi. Du må kunne fremvise alt regnskapsmateriale på forespørsel i hele den lovpålagte 5-årsperioden. Det vil si at du må kunne skrive ut papirer som du oppbevarer elektronisk.