Bokføring kan for veldig mange virke veldig kjedelig og tidkrevende jobb, derfor velger veldig mange å sette bort sitt regnskap til oss. Selv om vi mener at vi tilbyr en effektiv og billig løsning på bokføring og regnskap så vet vi at flere ønsker å gjøre dette selv. Derfor har vi i samråd med våre dyktige regnskapsførere laget en liste over de vanligste feilene som skjer når man gjør bokføringen selv. Listen er laget på bakgrunn av vår erfaring og den er ment for å hjelpe deg som ønsker å gjøre mer selv.
Hvis du har noen spørsmål eller trenger videre hjelp med bokføring så kan du gjerne ta kontakt med oss. Det gjelder selvfølgelig også hvis du har noen innspill til listen vår nedenfor.
Hva er typiske feil når man bokfører selv?
Hvis du velger å bokføre/føre regnskap selv, må du passe på at du ikke gjør disse feilene. Dette er gjengangere vi ofte ser blant dem som fører regnskapet selv.
Reise- og oppholdsutgifter
Det skal fremgå av dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangementer den reisende har deltatt på. Består dokumentasjonen av flere reisedokumenter, og opplysningene som nevnt i første punktum ikke fremgår av hvert enkelt dokument, skal det være gjensidig henvisning mellom dem. Dokumentasjonen skal også være i samsvar med aktuelle regler i forskrift 21. desember 2007 nr. 1766 til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven.
Ulike satser for merverdiavgift
Når det gjelder merverdiavgift, må du også være klar over at det finnes ulike satser, som du finner her. Den generelle satsen er på 25 prosent, mens den for næringsmidler er 15 prosent. I tillegg kommer satsen på 12 prosent, som blant annet gjelder persontransport, overnattingstjenester på hotell mv. Vil du føre regnskap selv, er det viktig at du sjekker satsene nøye, slik at du krever tilbake riktig beløp. Er du usikker bør du kontakte Skatteetaten før du setter i gang.
Utgifter til klær
Utgifter til klær anses som private kostnader og er derfor i utgangspunktet ikke fradragsberettiget. Det er gjort unntak for arbeidstøy som er lite egnet til privat bruk. Dette omfatter uniform, verneklær og annen spesiell bekledning som hovedsakelig benyttes i yrket. Hvis du kjøper deg en dress eller en jakke for å gjøre et godt inntrykk på et møte, kan du altså ikke kreve fradrag for disse utgiftene.
Utgifter til mat på reiser
Du kan også trekke fra utgifter til mat i forbindelse med yrkesreiser. Her er det imidlertid et skille mellom enkeltpersonforetak og aksjeselskap. Mens du i et enkeltpersonforetak bare kan få fradrag for utgifter dokumentert med bilag, kan man i et aksjeselskap benytte en ulegitimert sats.
Hvis du betaler en restaurantregning for en kunde, leverandør eller samarbeidspartner, må du være klar over at det kun gis fradrag for beskjeden bevertning. Tilsvarende skal sosiale arrangementer og velferdstiltak være rimelige. Ved krav om fradrag for utgifter til mat, skal formålet og navn på personene som var tilstede, påføres bilaget. Husk også at det ikke kan kreves tilbake merverdiavgift i forbindelse med utgifter til mat og servering.
Bokføring/bankavstemming
Sørg for å taste inn riktig fakturadato/kjøpsdato ved bokføring, og du må alltid legge ved dokumentasjon/bilag til alt som bokføres.
Utgifter skal kostnadsføres i samme periode som tilhørende inntekt. Sammenstillingsprinsippet er en regel om periodisering av kostnader, og krever at kostnader som er påløpt for å skape en inntekt, skal resultatføres i samme periode som inntekten.
Husk å velge rett utbetalingskonto. Har foretaket flere bankkontoer er det viktig at man velger rett konto i regnskapet slik at beløp på kontoutskrift stemmer med beløp for samme konto i regnskapet. Foreta bankavstemming jevnlig for å se til at alt av bokføring er med i avstemt periode.
Lån til aksjonær
For aksjeselskaper har Stortinget vedtatt at lån som ytes til aksjonær er å anse som et skattepliktig utbytte. Dette gjelder lån som er ytt fra og med 7. oktober 2015. Dermed er det blitt ugunstig for aksjonær (og dennes nærstående) å ta opp lån i eget aksjeselskap. I tillegg til at lånebeløpet blir beskattet på aksjonærens hånd, skal aksjeselskapet fortsatt behandle aksjonærlånet som en fordring. Nedbetaling av lån blir ansett som ny kapital i foretaket. Det er gjort noen unntak fra reglene om at lån fra foretak til aksjonær skal anses som utbytte. Blant annet kan aksjonæren låne inntil 99.999 kroner, gitt at kreditten innfris innen 60 dager etter at den ble gitt. Dermed er det for eksempel mulig å få forskudd fra aksjeselskapet i forbindelse med en yrkesreise, uten at dette blir beskattet som utbytte.
Utgifter til mat
En av de vanligste feilene vi ser er krav om fradrag for utgifter til mat. Hvis du som næringsdrivende har arbeidsdager over 12 timer borte fra hjemmet, kan du fradragsføre matutgifter. Det er imidlertid en beløpsbegrensning på 200 kroner per dag.
Tilsvarende regel gjelder ved overtid i et aksjeselskap. Hvis den ansatte har et sammenhengende fravær fra hjemmet på 12 timer eller mer, kan arbeidsgiver yte ett måltid skattefritt. Utgiftsgodtgjørelse til dekning av arbeidstakernes kostnader til overtidsmat er skattefritt begrenset oppad til 200 kroner.
Hvis du betaler en restaurantregning for en kunde, leverandør eller samarbeidspartner, må du være klar over at det kun gis fradrag for beskjeden bevertning. Tilsvarende skal sosiale arrangementer og velferdstiltak være rimelige. Ved krav om fradrag for utgifter til mat, skal formålet og navn på personene som var tilstede, påføres bilaget. Husk også at det ikke kan kreves tilbake merverdiavgift i forbindelse med utgifter til mat og servering.
Anleggsmidler
Ved bokføring av drivstoff/vedlikehold av personkjøretøy er det som hovedregel ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift til drift og vedlikehold av personkjøretøy (personbil og varebil klasse 1, med momskode 0). Det er likevel fradragsrett for drift og vedlikehold av personkjøretøy brukt i yrkesmessig utleievirksomhet, persontransportvirksomhet og som salgsvare (bilforhandlere).
Ved privat bruk av næringsbil/fordel bil til ansatte se til at alt blir innberettet. Dette gjelder også fri telefon, fordel bil, skattepliktig forsikring, og så videre.
Lønn
Ved lønnskjøring huske at utbetalingsdato i regnskaps-/lønnssystemet skal være den samme som når det betales ut fra bankkonto. Velg også rett utbetalingskonto og overfør skattetrekk til skattetrekkskonto samme dag. Ved utbetaling av feriepenger skal det gjøres en lønnskjøring av feriepenger, eller feriepengene kan være en del av en ordinær lønnskjøring.
Fakturering
Husk å bruke riktig inntektskonto og bruk et godkjent faktura/regnskapsprogram når du skal fakturere. Vær klar over de ulike MVA-satsene ved ulike varer og tjenester.
Hvordan unngå de typiske feilene?
Om du skal føre eget regnskap er det et par ting du kan gjøre:
Gå på kurs: Du kan gå på kurs hos Skatteetaten om du er helt i startfasen og vurderer å gjøre en del av regnskapet selv. Meld deg på kurs her.
Bruk et regnskapsprogram: Det finnes mange gode regnskapsprogrammer som hjelper deg med regnskapet inne i regnskapsprogrammet.
Bruk kontohjelp: Bruk litt penger på å sett opp en konto hos en av disse: Kontohjelp, Dib eller Sticos. Merk: Vi har ikke noe form for samarbeidsavtale med noen av disse utover at vi synes de leverer et godt produkt for dem som fører regnskap.
Benytt en regnskapsfører: Du kan også få hjelp med regnskapet av en regnskapsfører, som da gjør deler av eller hele regnskapet ditt. For mange vil dette være det sikreste, mest tidsbesparende og mest økonomiske alternativet, alt tatt i betrakning.
Hvordan kan Synega hjelpe deg med å unngå de mest typiske feilene?
Synega er en 100 % nettbasert regnskapsfører som sitter på et nettverk av regnskapsførere fra hele landet. Om du ønsker å unngå de typiske feilen kan du enten kjøpe noen timer en gang i mellom for kontroll, eller så kan du få en regnskapsfører til å sette opp regnskapet ditt og føre det en måned eller to før du kan ta over hele eller deler av jobben.
