Oppsummering
En forretningsfører kan fungere som styreleder i et sameie eller borettslag, men kan også fungere som styrets hjelpende hånd og utføre en rekke ulike oppgaver. Noen velger å ansette en forretningsfører, og andre velger å leie inn disse tjenestene fra et firma.
Forretningsføreren har en rekke oppgaver, inkludert å føre regnskap og å bistå med alt som angår den økonomiske delen av et sameie eller borettslag. I motsetning til en regnskapsfører, utfører forretningsføreren også en rekke administrative oppgaver.
Det er viktig å finne en forretningsfører som dekker de behovene styret har, enten dere trenger hjelp til å sette opp budsjetter og årsregnskap, sørge for at vaktmesteren får lønn, inngå avtaler med ulike firmaer, kreve inn fellesutgifter eller sørge for at generalforsamling og årsmøte holdes i henhold til gjeldende regler.
En forretningsfører er en person som jobber med den daglige forretningsdriften og tar hånd om all administrasjon. Det er vanlig at både borettslag og sameier får hjelp av en forretningsfører til å håndtere økonomi og regnskap samt en rekke andre oppgaver. Forretningsføreren sørger for at sameiet eller borettslaget drives etter gjeldende lover, regler og vedtekter, og påser at alt utføres på en ordentlig måte.
Dersom sameiet har bestemt at de skal ha en forretningsfører, er det styret som står for ansettelsen. I stedet for å ansette en egen person, er det mange som velger å benytte seg av et firma som tilbyr denne tjenesten.
Forretningsførerens oppgaver
Administrasjon er et vidt begrep, så her følger en oversikt over noen av de mest vanlige oppgavene til en forretningsfører:
- innkreving av felleskostnader, inkludert å ha kontroll over innbetalingene samt sende ut purringer eller inkassokrav på manglende innbetalinger
- utarbeide ligningsdata til eierne
- forvalte sameiets eller borettslagets likvide midler
- ta hånd om løpende regnskapsførsel
- komme med forslag til både årsregnskap og årsberetning
- komme med forslag til budsjetter
- bidra med å tilrettelegge årsmøtet
- bistå selskapets styre med råd og tilrettelegging av årsmøtet
- delta i styremøter
- oppfølging av vedtak
- registrere overdragelser av boliger
- lønnskjøring til ansatte, som for eksempel vaktmester
- sende inn oppgaver til myndighetene
Dette bør du tenke på når du skal velge forretningsfører
Det er mye å tenke på når du skal velge forretningsfører. Han eller hun skal utføre viktige oppgaver for selskapet, og da er det viktig at dere har tillit til at vedkommende er dyktig i jobben sin. Høy kompetanse og lav pris behøver nødvendigvis ikke å utelukke hverandre. Mange velger å kjøpe disse tjenestene fra et firma for å spare inn på kostnadene uten å gå på kompromiss med kvaliteten.
Du bør også tenke over hvilke oppgaver du ønsker at forretningsføreren skal bistå med. Skal han eller hun hjelpe til med alt, eller bare noen av oppgavene? Det er, for eksempel, mange som kun bruker forretningsføreren til å ta seg av regnskapet og oppgaver knyttet til årsregnskapet, mens styret gjør de andre oppgavene selv. En annen løsning er å velge en forretningsfører som styreleder i sameiet eller borettslaget.
Det er ikke til å komme forbi at det innimellom kan oppstå ulike konflikter, gjerne i forbindelse med oppussing eller generelt bråk og støy fra beboerne. Da kan det være nyttig med en forretningsfører som sitter inne med juridisk kompetanse, slik at konfliktene kan løses på en enkel måte. Forretningsføreren kan også gi en innføring i hva det vil si å sitte i et styre, og bidra med nødvendig opplæring.
Derfor er det nyttig med en forretningsfører
Borettslag og sameier kommer i mange ulike størrelser, men uansett størrelse følger det alltid med en rekke ulike oppgaver som skal utføres. Noen av disse er mer omfattende enn andre, og krever i tillegg inngående kjennskap til lover og regler. Det kan derfor være nødvendig med den profesjonelle hjelpen en forretningsfører kan gi.
Forretningsføreren kan bistå med regnskapet, noe som kanskje er den aller viktigste hjelpen vedkommende kan tilby. Det er svært viktig å føre både det daglige regnskapet og årsregnskapet på riktig måte. Om ikke, kan man få mye å rydde opp i etterkant. Man skal ikke bare kunne føre regnskapet, men også forholde seg til lover, regler, vedtak og en rekke frister.
Å drive et borettslag eller et sameie kan gjerne sammenlignes med å drive et firma. Styret representerer andelseierne eller seksjonseierne, og kan dermed inngå avtaler på vegne av borettslaget eller sameiet, saksøke eller til og med bli saksøkt.
Det dukker alltid opp nye problemstillinger, og det er ikke sikkert at styrelederen har den nødvendige kompetansen til å løse alt. Å løse rettslige tvister, ansette vaktmester eller rengjøringspersonale, holde oversikt over budsjetter og fakturaer er bare noe av det som en forretningsfører kan bistå med.
Forretningsfører til sameie eller borettslag
Alle borettslag og sameier har et styre med en styreleder. Mange av oppgavene som tilfaller et styre, klarer de som sitter i styret å utføre på egenhånd. Likevel finnes det flere andre oppgaver som krever kompetanse styremedlemmene eller styreleder ikke har. Dette dreier seg om regnskapsføring, budsjettering og rapportering. Det er her forretningsføreren kommer inn i bildet, da denne har kompetanse på nettopp dette.
Det er ikke uvanlig å lage en skreddersydd avtale med forretningsføreren, som detaljert beskriver hvilke oppgaver han eller hun skal bidra med. På den måten trenger dere ikke å betale for mer enn hva dere faktisk har behov for.
Forskjellen mellom et borettslag og et sameie
I et borettslag eier hver person den andelen av borettslaget som de selv bor i. Det er borettslaget som har eiendomsrett til den faste eiendommen.
I et sameie eier du din egen bolig, og deler eiendommen med de andre som bor der. Det betyr at du har mer kontroll over din egen leilighet.
Styrets oppgaver i borettslag og sameie
Styret i både borettslaget og sameiet velges normalt av beboerne, og har en lang rekke oppgaver. Utfordringen ligger ofte i at styrets medlemmer ikke har kompetanse om det å sitte i et styre eller til å utføre en rekke av oppgavene som hører til.
Veldig mange av oppgavene styret skal utføre krever ekstra kunnskap. Dette gjelder blant annet å lage og følge et budsjett, føre regnskap, vedlikehold av eiendommen, håndheve ordensregler og levere inn rapporter til myndighetene. Det er nettopp disse oppgavene forretningsføreren er utdannet til å utføre.
Ved siden av de oppgavene som krever spesiell kunnskap kommer det også en rekke andre tidkrevende oppgaver, inkludert dugnader, brannøvelser, beboermøter og generalforsamling. Dermed er det helt klart en god idé å hente inn hjelp.
Regnskapsfører eller forretningsfører
En regnskapsførers jobb er å føre selskapets regnskap, enten selskapet er en bedrift, et sameie eller et borettslag. Dette innebærer blant annet lønnskjøring og betaling av regninger. En forretningsfører er godkjent regnskapsfører, og har i tillegg lederkompetanse. En forretningsfører kan derfor påta seg langt flere oppgaver utover det en regnskapsfører kan.
